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Una vez envasado un producto, los clientes ya no pueden acceder a él de manera directa, manipularlo ni examinarlo de cerca. Por ello, la función de la información que se proporciona en la etiqueta del envase es identificar y describir el producto, de modo que los clientes puedan realizar sus compras con conocimiento de causa. Así, el etiquetado no solo constituye una parte necesaria de la presentación de un producto, sino también una valiosísima herramienta de marketing y ventas de la que puede valerse el fabricante del producto.
Las etiquetas son muy importantes para los fabricantes y envasadores de productos, ya que establecen una conexión directa entre el propietario de la marca y el cliente, de modo que le permiten describir el producto y las ventajas que ofrece. Las fotografías claras y los gráficos coloridos también suelen desempeñar un papel decisivo en las etiquetas preimpresas, ya que presentan el producto de manera positiva.
Además de la identificación de la marca, las etiquetas pueden incluir información sobre el fabricante, el lugar en el que se ha fabricado el producto e instrucciones sobre la forma adecuada de utilizarlo. En el caso de los productos alimentarios, las etiquetas indican los ingredientes del producto, su peso exacto y la fecha a partir de la cual no se recomienda su consumo. Además, el etiquetado suele contener detalles sobre la mejor forma de almacenar y preparar los alimentos de manera segura.
Por otro lado, los productos farmacéuticos deben llevar códigos de identificación individual únicos que permitan la trazabilidad de los medicamentos en todo el sistema de distribución. En Europa, los productos químicos potencialmente venenosos deben presentar un identificador único de fórmula (UFI), que permita a los centros de control de envenenamiento aconsejar el tratamiento adecuado en caso de que se produzca un accidente. Estos códigos se imprimen en productos envasados en línea y, debido a su importancia, se suelen inspeccionar de inmediato mediante un sistema de inspección por visión para garantizar su integridad y legibilidad. Estas normativas obligatorias de codificado son susceptibles de cambio, incluido el uso en nuevas instalaciones, por lo que los fabricantes y envasadores a los que les afecte deben estar al tanto de dichos cambios si quieren asegurarse de cumplirlas en todo momento.
La información de las etiquetas puede imprimirse directamente en el envase o con antelación en etiquetas de papel o plástico independientes, que se aplican de forma automática y en línea a la superficie de los envases. Estas etiquetas pueden imprimirse fuera de las instalaciones o en línea antes de su aplicación, aunque suelen limitarse a texto alfanumérico, códigos de barras y algunos gráficos sencillos. Normalmente, se imprimen de forma directa en cajas, cartones, latas y botes; y se aplican en etiquetas a las botellas, frascos y algunas latas de alimentos; mientras que los envases flexibles pueden etiquetarse utilizando ambos métodos.
Independientemente de si se imprime en el envase o en una etiqueta, durante el envasado de productos es de suma importancia que la información de las etiquetas impresa esté completa y sea clara y legible. La impresión borrosa de una etiqueta o las roturas y pliegues que hacen ilegibles los ingredientes peligrosos, como los alérgenos, o las fechas de caducidad pueden afectar directamente a la salud y la seguridad del consumidor. Además, la impresión borrosa o mal grabada de las imágenes durante el envasado y etiquetado de productos repercute negativamente en la imagen de marca del fabricante.